Legal insight

D. CASAER, "Bureaukosten thuis en RSZ", ODC HR Newsletter October 2016 (Dutch version)

In de laatste editie van de administratieve richtlijnen van de RSZ werden de kosten voor een bureau thuis verhoogd tot 122,01 EUR per maand. We gingen na welke werknemers voor deze forfaitaire onkostenvergoeding in aanmerking komen.

Door een wetswijziging van eind 2009 kregen de RSZ en de sociale inspectiediensten meer armslag gekregen om de forfaitaire onkostenvergoedingen die werkgevers aan hun werknemers betalen in twijfel te trekken. Met ingang van 2010 werd inderdaad voorzien dat in geval van betwisting het aan de werkgever toekomt de juistheid van de kosten aan te tonen.

 

In haar “Instructies voor de Werkgever” voorzag de RSZ vanaf die periode een handige tabel van kosten waarvan deze overheidsdienst kan aanvaarden dat ze kleine, moeilijk te bewijzen kosten vormen en derhalve forfaitair mogen geraamd worden. Eén van deze kosten betreft de zogeheten “bureaukosten” voor werknemers die een deel van hun werk thuis verrichten. Deze kosten waren in voorgaande edities van voornoemde instructies op 119,61 EUR per maand bepaald. In de laatste editie (2016/3) werden deze echter licht verhoogd tot 122,01 EUR per maand.

 

Het is echter niet zo dat de RSZ voor eender welke werknemer zal aanvaarden dat hij bureaukosten heeft, zijnde kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, thuis. Het thuiswerken moet niet alleen structureel en op regelmatige basis voorzien zijn, tegelijk moet de werknemer ook effectief in zijn woning een ruimte voorzien om het thuiswerk uit te voeren.

 

Daarnaast leert navraag bij de RSZ ons dat het niet zo is dat er echt een minimum percentage thuisarbeid vereist is, wel dient het te gaan om meer dan louter occasioneel thuiswerk, meer zelfs, de thuisarbeid moet – volgens de RSZ – een redelijk deel uitmaken van de totale arbeidsduur.

Niet vereist is echter dat het presteren van thuisarbeid noodzakelijk volgt uit de aard van de functie. Kortom, het is in beginsel mogelijk voor allerlei functies. Als aanvulling hierop kunnen we nog meegeven dat uit een arrest van het Arbeidshof van Gent van 14 juni 2013 blijkt dat het ook niet zo is dat de werkgever (of werknemer) moet aantonen dat er voor hem geen bureau beschikbaar is op de zetel van het bedrijf en hij dus wel thuis moest werken. Het Arbeidshof stelde dat het van geen belang was wie het initiatief nam voor het thuiswerk of om welke redenen, voor zover het thuiswerk maar deel uitmaakt van de afspraken tussen werkgever en werknemer.

 

Uiteraard is hierbij een essentiële vraag hoe één en ander te bewijzen valt. De RSZ geeft aan dat een policy inzake thuiswerk of een bijlage bij de arbeidsovereenkomst zeker valt te overwegen om het thuiswerk te onderbouwen, maar dat dat haar inspectiediensten bij controle ook de feitelijke arbeidsomstandigheden zullen nagaan aan de hand van interviews, punt/badgesystemen, taken van de werknemer, …

 

Belangrijk is ook nog erop te wijzen dat de RSZ en de FOD Financiën niet noodzakelijk op dezelfde golflengte liggen aangaande de beoordeling of bepaalde kosten aanvaard worden of niet. Zo acht de RSZ zich niet gebonden door fiscale akkoorden of beslissingen van de dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (rulingcommissie), en vice versa. De praktijk leert echter dat meestal de RSZ zich het moeilijkste opstelt, kortom wanneer de kostenpolicy van het bedrijf een RSZ-controle overleeft, zit je meestal goed. 

 

CONCREET:

Voor werknemers die regelmatig van thuis werken en dat ook kunnen aantonen, is de forfaitaire netto onkostenvergoeding voor een maximumbedrag van 122,01 EUR per maand een goede piste om het bezoldigingspakket aantrekkelijker te maken. Weet ook dat naast deze forfaitaire onkostenvergoeding voor bureaukosten thuis er ook andere forfaits bestaan, bijvoorbeeld voor kosten van een garage, parking of car-wash.

 

 

Dylan Casaer

Advocaat-vennoot bij Olislaegers & de Creus / Awerian, specialist HR Law

 

 

Bron: Administratieve instructies RSZ 2016/3, Arbh. Gent, 14 juni 2013, mailverkeer met de informatiedienst van de RSZ